Che cosa è il sistema di fatturazione elettronica e come fare le fatture elettroniche gratis

Il sistema di fatturazione elettronica è obbligatorio a partire dal 1° gennaio 2019 per imprese e partite IVA. Molti professionisti si sono trovati impreparati dopo la legge di bilancio del 2018 che disciplinava l’obbligatorietà della e-fattura, tuttavia si tratta sempre dello stesso sistema di fatturazione solo che invece di generare un file stampabile oppure un documento PDF alla fine, è necessario generare un documento XML. Per far ciò, esistono numerosi software gestionali che si occupano di guidare il professionista nella redazione della fattura, ed emettono alla fine il documento nel formato richiesto per legge.

Non è stata sancita, però, l’obbligatorietà di fatturazione elettronica per tutti i soggetti. Coloro che sono assoggettati ad un regime fiscale agevolato, come il regime forfettario o il regime dei minimi, o coloro che esercitano la loro attività di cessione di beni e servizi nei confronti di soggetti non residenti sul territorio Nazionale, sono esentati dall’obbligo della fatturazione elettronica, e possono continuare, ad oggi, ad emettere la fattura cartacea. Tuttavia, le fatture elettroniche gratis potrebbero essere un utile strumento anche per coloro che non sono obbligati ad utilizzarle.

Come funziona il sistema di fatturazione elettronica

Un sistema di fatturazione elettronica, infatti, consente di tenere un archivio con i fornitori ed i clienti a portata di click, rendendo inutili i faldoni di carta da conservare per lungo tempo nel proprio ufficio. Inoltre, gestire le fatture cartacee, richiede molto tempo e maggiore attenzione nel dover redigere il documento. Il software di fatturazione elettronica, invece, è studiato affinché possa correggere gli errori di redazione nella fattura ed è capace di sottolineare eventuali dati mancanti. In questo modo, si evita di dover rifare la fattura più volte per imprecisioni oppure omissioni. Oltre alla praticità e la semplicità della modalità di fatturazione, c’è da sottolineare anche che, attraverso la predisposizione della fattura online, si risparmia molta carta ed inchiostro per la stampa della fattura cartacea ed il tempo necessario all’invio della stessa. Il sistema di fatturazione elettronica, infatti, comunica direttamente con l’Agenzia delle Entrate, attraverso il Sistema D’Interscambio dell’Agenzia delle Entrate, abbreviato semplicemente con SdI.

Tale tecnologia, dopo aver controllato la regolarità tecnica della fattura, recapita direttamente la fattura al destinatario. Per far ciò, si avvale di diversi metodi. Ad esempio, se si ha intenzione di fatturare ad un ufficio della PA, è necessario indicare nella fattura il Codice Univoco di Ufficio che lo contraddistingue al momento della redazione della fattura. Solo così l’SdI sarà in grado di recapitare correttamente la fattura. Se la fattura è destinata ad un consumatore, occorre indicare il suo codice fiscale; se invece si intende fatturare B2B, ovvero ad altri professionisti o imprese, l’SdI può inoltrare la fattura via PEC o lo identificherà tramite il codice di accreditamento SdI.

Come si conserva la fattura elettronica

Le fatture elettroniche gratis, devono essere conservate per legge per 10 anni. Anche in questo caso, online è possibile trovare molteplici soluzioni, ma bisogna necessariamente affidarsi ad un soggetto accreditato dall’Agenzia delle Entrate, o all’agenzia stessa, che mette a disposizione la possibilità di tenere un archivio informatico delle fatture della durata di 15 anni.